Как написать деловое письмо: образцы, виды, структура и правила

Технические правила оформления деловых писем

В классическом варианте бизнес-корреспонденция рассылается на бланках организации, в визуальном оформлении присутствует шапка, которая содержит всю необходимую информации об отправителе. В последние годы допустимым считается оформление писем и просто на листе А4 с соблюдением некоторых правил.

В левом верхнем углу(чаще) или посреди листа (реже) размещается следующая информация:

• название организации;
• ее почтовый адрес;
• ИНН компании/организации;
• КПП компании/организации;
• банковский идентификационный код — БИК;
• номер банковского расчетного счета:
• контактные данные;
• адрес электронной почты;
• дата и номер.

В правом верхнем углу размещают полное название компании-адресата, должность получателя, его фамилия, имя и отчество.

Ниже располагается обращение к получателю или группе получателей и основной текст.

Под основным текстом указывают:

• должность руководителя, имя, фамилия, подпись;
• указание на приложения (если они есть);
• фамилия и инициалы ответственного исполнителя;
• контактные данные исполнителя.

На гарантийной корреспонденции, оферте или рекламации обязательно проставляется печать компании.

Для оформления коммерческой корреспонденции традиционно используется шрифт Times New Roman, размер — 12 или 14.

Нумерация необходима в случае, если послание занимает больше чем 1 лист.

Важное исключение: Особый вид бизнес-корреспонденции — электронная переписка. В ней нет таких строгих требований к оформлению, никогда нет шапки, данных исполнителя, «ручной» подписи отправителя и печати.

Достаточно обращения, текста, данных об отправителе и его должности, указания на приложенные к письму документы. Это более современный, гибкий и оперативный вариант коммуникации, требующий меньше времени на оформление и не предполагающий передачи корреспонденции в бумажном варианте.

Пример электронной коммерческой переписки

Структура текста делового письма

Структура текста делового письма обычно следующая:

1. Заголовок или шапка: В верхней части письма указывается информация о компании отправителя, включая название, адрес, контактные данные и дату отправки.
2. Адресат: Далее указывается информация о получателе письма, включая его имя, должность, название компании и контактные данные.
3. Приветствие: Письмо начинается с приветствия, например, «Уважаемый/ая [Имя]».
4. Введение: В этой части письма представляется суть письма, кратко описывается его цель и контекст.
5. Основное содержание: Здесь следует развернутое изложение информации, которую вы хотите передать. Разбейте текст на параграфы для удобства чтения и структурированности. Используйте ясный и лаконичный язык.
6. Заключение: В завершающей части письма можно подвести итоги, выразить благодарность или предложить следующие шаги по сотрудничеству.
7. Прощание: Закончите письмо соответствующим прощанием, например, «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».
8. Подпись: Под письмом указывается ваше имя, должность, контактные данные и другая релевантная информация.
9. Приложения: Если в письме есть приложения, укажите их наличие и краткое описание в конце письма.

Важно помнить о формальности и профессионализме в деловой корреспонденции. Структурированный текст позволяет четко и ясно выразить свои мысли и передать необходимую информацию получателю.

Правила написания текстов деловых писем

При написании текстов деловых писем следует придерживаться следующих правил:

1. Ясность и краткость: Используйте простой и понятный язык, избегая сложных терминов и длинных предложений. Будьте краткими и конкретными, передавая информацию четко и без лишних деталей.
2. Формальность и вежливость: Письма должны быть написаны в формальном тоне, с уважительным отношением к адресату. Используйте уважительные обращения и вежливые фразы, такие как «Уважаемый/ая», «Пожалуйста», «Благодарю вас» и т.д.
3. Правильная структура: Соблюдайте структуру делового письма, описанную ранее. Разбейте текст на параграфы для лучшей читабельности. Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы выделить ключевые секции письма.
4. Орфография и грамматика: Тщательно проверьте письмо на ошибки в орфографии, пунктуации и грамматике. Используйте правильное написание слов и грамматические конструкции.
5. Ответственность и соблюдение сроков: Если письмо требует ответа или действия, укажите четкий срок и действия, которые ожидаются от адресата. Будьте ответственными и своевременно отвечайте на полученные письма.
6. Проверка на вежливость и корректность: Перед отправкой письма, прочтите его еще раз, чтобы убедиться, что вы не использовали обидные или неуместные выражения. Будьте корректными и уважительными в своих высказываниях.
7. Профессиональный адрес электронной почты: Если отправляете деловое письмо по электронной почте, используйте официальный и профессиональный адрес, связанный с вашей работой или бизнесом.
8. Внимательность к деталям: Проверьте правильность указания имени и должности адресата, а также правильность адреса и контактных данных. Убедитесь, что вы отправляете письмо на правильный адрес и указали всех необходимых получателей. Проверка перед отправкой: Перед отправкой письма, прочтите его еще раз и убедитесь, что все необходимые сведения и вложения добавлены. Проверьте правильность написания имени и фамилии адресата, а также правильность указания даты, времени и места, если это применимо. Удостоверьтесь, что вы ответили на все вопросы, предоставили необходимую информацию и выразили свои мысли ясно и точно.
9. Отправка и сохранение: После тщательной проверки, отправьте письмо адресату в удобной форме: по почте, электронной почте или другим способом связи, соответствующим ситуации. Сохраните копию отправленного письма для вашего личного архива или для дальнейшей справки, если потребуется.При соблюдении этих правил вы повысите профессионализм своих деловых писем, установите эффективную коммуникацию с партнерами, клиентами и коллегами, а также поддержите положительное деловое впечатление о себе и вашей компании.

Важно: Если вы пишете на английском языке — а при сотрудничестве с зарубежными поставщиками, партнерами, клиентами это часто необходимо — не пользуйтесь автоматическими переводчиками. Вы должны быть уверены, что письмо написано грамотно.

Виды и примеры деловых писем

По количеству адресатов бизнес-корреспонденция может быть:

• циркулярной — направленной в адрес нескольких лиц;
• стандартной, адресованной на один адрес и конкретному человеку.

Мы собрали примеры деловых писем на русском языке и разделили их на основные виды.

Гарантийное письмо. В этом виде корреспонденции содержится просьба о каком-либо действии и предоставляются гарантии по исполнению обязательств, связанных с этим действием. Например, просьба отгрузить товары и гарантии оплаты в указанный срок или признание долга за оказанную услугу с гарантией оплаты до конкретной даты. Нередко гарантийное письмо идет как дополнение к договору.

Пример гарантийного отправления

Коммерческое предложение. Распространенный вид деловой корреспонденции, в котором организация предлагает один продукт или одну услугу получателю, инициируя таким образом сотрудничество. Получателем такого лица обычно становится ЛПР — лицо, принимающее решение, в том числе о сотрудничестве. Может отправляться как после предварительной договоренности, то есть по запросу, так и в виде массовой рассылки.

Извещение. Этот вид деловых посланий уведомляет получателя о каких-то изменениях, важных для дальнейшего сотрудничества. Наиболее часто в таком виде компании извещают контрагентов об изменении банковских реквизитов, почтового или юридического адреса. Также извещения могут рассылаться множеству адресатов, чтобы донести до них информацию о готовящихся мероприятиях, например, совещаниях.

Пример письма-извещения

Оферта. Этот вид бизнес-корреспонденции — фактически предложение о заключении сделки. Оферта содержит информацию о важных аспектах сотрудничества: цену и наименование продукта, срок поставки. Документ рассматривается как дополнение к договору поставки или оказания услуг. Отличается тем, что оферту нельзя отозвать (если возможность отзыва не указана в самой оферте) — это своего рода бизнес-обязательства, которые компания-отправитель обязана выполнять.

Пример письма-оферты

Сопроводительное письмо. Чаще этим термином обозначают дополнительный мотивационный текст, который отправляют вместе с резюме соискатели при поиске работы. Но в бизнесе это понятие тоже присутствует. Как правило, используется сопроводительное письмо в бумажном варианте — а именно в виде описи документов, отправленных на тендер.

Подтверждение о получении. Правилами хорошего тона в деловой переписке считается уведомить отправителя договора, оферты, приглашения, коммерческого предложения, прайс-листа об их получении. Также будет полезным подтвердить получение товара или денег в рамках договорных отношений. Корреспонденция не заменяет акта о получении товара или услуги, а дополняет или предваряет их, помогает устанавливать прочные деловые связи, повышать лояльность получателей.

В этом примере деловое письмо выступает в качестве соглашения о намерении сотрудничества

Просьба. Очень распространенный и важный вид коммерческой корреспонденции. Содержит обращение-просьбу к адресату — например, о предоставлении бухгалтерских документов, отсрочке платежа, образцов товара или о согласовании каких-то действий в рамках договорных отношений.

Вариант письма — просьбы о содействии

Приглашение. Это деловое послание, которое приглашает участников на конференцию, семинар, выставку или другое публичное мероприятие. Смысловая нагрузка отправления состоит и в самом приглашении, и в том, что оно становится поводом напомнить о себе партнерам и контрагентам, поддержать и активизировать отношения.

Рекламация, или претензия. Вид коммерческой корреспонденции, указывающий поставщику товара или услуги на частичное или полное невыполнение договорных обязательств. Рекламация — достаточное основание для того, чтобы получатель принял меры к устранению дефектов или недостатков. Текст такого послания опирается на подписанные сторонами документы. Эти документы могут быть приложены к рекламации вместе с актами, подтверждающими, например, ненадлежащее качество поставленного товара.

Пример послания-рекламации

Напоминание. Вид бизнес-корреспонденции, в котором одна компания уведомляет другую о каком-то значимом событии — например, об истечении срока договора, о дате давно запланированного мероприятия или о том, какие услуги оказывает компания. Фактически это лайт-вариант коммерческого предложения — то есть предложение повторно воспользоваться услугами, продлить договор, принять участие в мероприятии.

Рекомендация. Это вариант делового послания, описывающего процесс и результаты сотрудничества между компаниями, дающего им оценку. Положительные рекомендации помогают компании-получателю находить новых клиентов и развивать бизнес.

Вариант рекомендации бизнес-партнера

Поздравление. Тоже вид деловой корреспонденции, поздравление клиентов, партнеров, чиновников с профессиональными или общепринятыми праздниками — например, с Новым годом и Рождеством.

Поздравление может отсылать и к профессиональной деятельности компании-отправителя

Также мы собрали примеры деловых писем на английском языке — пригодится для тех, кто ведет переписку с зарубежными партнерами, клиентами, поставщиками. Требования к оформлению практически не отличаются от стандартов внутрироссийской переписки.

Предложение узнать больше о компании и ценах на ее продукт

Деловая переписка на английском тоже нередко ведется просто на листах А4, а не на бланках

При сотрудничестве с крупными корпорациями или зарубежными государственными структурами лучше поинтересоваться заранее их внутренними требованиями к коммерческой переписке, чтобы ваши послания точно отвечали ожиданиям получателя.

Чего не стоит писать в деловом письме: чек-лист

Убедитесь, что в тесте коммерческого послания нет:

• Красочных эпитетов, оценочных суждений и описательных прилагательных в превосходной форме. Красивейший, великолепный, неповторимый — передают эмоции, но никак не вписываются в деловой этикет.
• Сложных предложений. Избегайте предложений на 4-5 строк, с причастными и деепричастными оборотами — разбивайте их на более простые и короткие.
• Длинных перечислений. Если они не представлены буллитами, а написаны в одну строку — это сложно для восприятия.
• Фамильярности. Уменьшительные имена — Саша, Маша, Паша вместо Александр, Мария и Павел в деловой переписке неуместны.
• Терминов, которые могут не знать получатели. При использовании таких терминов требуется краткая расшифровка.
• Нескольких не связанных между собой месседжей. Например, уведомления о получении оплаты и заодно просьбы о встрече с руководителем.
• Фривольностей и отступлений. Это могут быть сленговые слова, уменьшительные слова, смайлы и эмодзи, апелляция к общим воспоминаниям, рассказы о не связанном с темой делового письма личном опыте.
• Обращения на «Вы» к группе лиц. С большой буквы местоимения «Вы» и «Вас» пишутся только в деловом письме, адресованном конкретному человеку.

Выводы

• Деловое письмо является основным инструментом коммуникации между компаниями и организациями.
• Оно выполняет различные функции, такие как напоминание, приглашение, поздравление, предложение сотрудничества и выражение претензий.
• Раньше деловая корреспонденция оформлялась на специальных бланках, но сегодня эти требования применяются преимущественно к государственным структурам и крупным компаниям, с которыми они взаимодействуют.
• Остальные участники рынка могут вести деловую переписку на обычных листах формата А4 или в электронном виде.
• В деловом письме необходимо использовать нейтральный тон, краткое и ясное изложение мыслей, а также указывать должность отправителя вместе с именем и фамилией.

4105 002